FV-GFS 01.01 PROCEDIMIENTO DE GESTION Y CONTROL DE LA INFORMACION

GlobalG.A.P. IFA v6 GFS FV-GFS 01.01

Cómo gestionar documentos y registros en GlobalG.A.P. (FV 01)

En muchas auditorías, el punto que más no conformidades genera es el control de documentos y registros. Aquí tienes una guía práctica, con ejemplos reales y formatos, para implementar el requisito FV 01 Documentos Internos de GlobalG.A.P. IFA v6 GFS.

¿Qué te pide la norma?

• Un procedimiento documentado que explique: creación, revisión, aprobación, actualización, control de cambios y distribución.
• Control de versiones: cómo identificas y actualizas versiones.
• Acceso: cómo pones los documentos importantes a disposición del personal pertinente.
• Revisión periódica para mantener el cumplimiento.
• Retiro o anulación eficaz de documentos obsoletos.
• Documentos con código o fecha, páginas numeradas e información suficiente.
• Responsables asignados y aprobación por personal autorizado antes de distribuir.

1) Codificación simple que funciona

Define un sistema fácil de entender. Ejemplo recomendado:

Estructura de código

• PO-## = Procedimientos operativos
• IN-## = Instructivos
• RG-## = Registros
• PL-## = Políticas/Planes

Ejemplos

• PO-01: Procedimiento de Riego
• PO-02: Procedimiento de Control de Plagas
• RG-01: Registro de Fertilización
• RG-02: Registro de Capacitación

2) Lista maestra de documentos (plantilla)

Mantén una “foto” de qué está vigente. Esta tabla puede vivir en Google Sheets, Excel o impresa.

Código	Nombre del documento	Versión	Responsable	Fecha revisión	Estado	Ubicación
PO-01	Procedimiento de Riego	v2 (15/07/2025)	Jefe de Campo	15/07/2026	Vigente	Carpeta Digital > Operaciones
PO-02	Procedimiento de Control de Plagas	v1 (01/06/2025)	Ing. Calidad	01/06/2026	Vigente	Carpeta Digital > Sanidad
RG-01	Registro de Fertilización	v1 (01/08/2025)	Técnico Agrícola	—	Vigente	Plantilla impresa en Bodega / Drive > Registros
RG-02	Registro de Capacitación	v1 (03/05/2024)	RR.HH.	03/05/2025	Obsoleto	Archivador Obsoletos (sellado)

Tip: añade una columna “Última distribución” si entregas copias impresas. Anota a quién y cuándo.

3) Mini-formato de procedimiento (copiar y adaptar)

Pega esto en tu documento “PO-00 Control de Documentos y Registros” y personalízalo (nombres, cargos y plazos).

Título: Control de Documentos y Registros (PO-00)
Objetivo: Asegurar que los documentos y registros que afectan el sistema GlobalG.A.P. se controlen, mantengan actualizados y estén disponibles para el personal pertinente.

Alcance: Aplica a todas las áreas de la finca/empresa: campo, packing, bodega, RR.HH. y calidad.

Responsables:
- Responsable de Calidad (RC): crea, revisa, aprueba y publica documentos. Mantiene la Lista Maestra.
- Jefes de Área: usan las versiones vigentes y retiran copias obsoletas.
- Personal Operativo: completa y entrega registros en tiempo.

Definiciones:
- Documento: políticas, procedimientos, instructivos y formatos.
- Registro: evidencia completada (ej. partes diarios, checklists, hojas de campo).

Metodología:
1) Creación y revisión:
   - Todo documento tiene código, versión, fecha y responsable.
   - RC revisa y aprueba. Sin aprobación no se distribuye.

2) Control de cambios:
   - Cambios se registran en “Historial de Cambios” (código, versión, fecha, qué cambió, quién aprobó).
   - Nueva versión = “v#.#”. Ej.: v2.0 (cambio mayor), v2.1 (ajuste menor).

3) Publicación y acceso:
   - Versiones vigentes se alojan en [ruta digital] y/o carpeta física señalizada.
   - RC comunica cambios a jefes y personal afectado (correo, WhatsApp corporativo o reunión breve).

4) Revisión periódica:
   - RC revisa documentos al menos 1 vez/año o al publicarse una actualización de la norma.
   - Plazo máximo para adecuaciones: [X] meses tras cambios de GlobalG.A.P.

5) Control de obsoletos:
   - RC retira documentos antiguos, marca “OBSOLETO” y archiva por [X] años.
   - En digital, mover a carpeta “ZZ_Obsoletos” con control de acceso.

6) Registros:
   - Se completan en el momento de la actividad, con fecha, firma y datos legibles.
   - Se almacenan por al menos [X] años; proteger de humedad/daño.
   - RC verifica semanalmente muestras de registros (legibilidad y completitud).

Indicadores:
- % de documentos revisados dentro del plazo anual.
- % de registros completos y legibles en auditoría interna.

Anexos:
- AM-01 Lista Maestra de Documentos (formato).
- FM-01 Plantilla Historial de Cambios.
  

4) Ejemplos rápidos para aplicar hoy

📌 Control de versiones “express”

1. Agrega pie de página: Código – Versión – Fecha – Página X de Y.
2. Crea una hoja “Historial de Cambios” al final del documento.
3. Nombra el archivo: PO-02_ControlPlagas_v1.2_2025-08-17.pdf

🗂️ Orden físico + digital

• Carpeta “Vigentes” con separadores por área.
• Carpeta “Obsoletos” con sello rojo.
• Drive: /Calidad/Documentos/00_Vigentes y /Calidad/Documentos/ZZ_Obsoletos.

5) Checklist de auditoría interna

• ¿Existe el procedimiento “Control de Documentos y Registros” firmado y vigente?
• ¿Todos los documentos tienen código, versión, fecha y paginación?
• ¿Hay evidencia de revisión anual o por cambio de norma?
• ¿La Lista Maestra está actualizada y coincide con lo que hay en campo?
• ¿Los obsoletos están retirados y marcados?
• ¿Los registros se completan a tiempo, son legibles y están protegidos?
• ¿El personal sabe dónde encontrar la versión vigente que le aplica?

Nota: Adapta plazos de retención y revisión a tu realidad (cliente, país, tipo de cultivo). Documenta las razones cuando cambies un plazo.

Descargables sugeridos para tu equipo

• Plantilla “Lista Maestra de Documentos” (Google Sheets / Excel).
• Procedimiento “Control de Documentos y Registros” (Word/PDF).
• Formato “Historial de Cambios”.

Súbelos a tu Drive y comparte enlaces de solo lectura con jefes de área.

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Basado en los requisitos de GlobalG.A.P. IFA v6 GFS (FV-GFS 01.01 – FV 01 Documentos Internos). Este artículo es una guía práctica y debe adaptarse a las exigencias específicas de tu certificadora/cliente.