El control documental es una de las causas más frecuentes de hallazgos. IFA v6 refuerza la necesidad de gestionar documentos con identificación, versión y fecha.
En este artículo de AGROUNICA lo explicamos con enfoque práctico, desde la mirada de un auditor y pensando en el agro peruano.
🔎 Desde la mirada del auditor: Un procedimiento sin fecha o con dos versiones circulando en campo me genera dudas inmediatas sobre el control del sistema.
Qué se controla
- 📑 Procedimientos e instructivos.
- 📝 Formatos y registros.
- 📋 Listas de verificación.
- 🔎 Evaluaciones de riesgos.
- 📊 Planes y programas.
Buenas prácticas
- ✔️ Código, versión y fecha en cada documento.
- ✔️ Lista maestra de documentos.
- ✔️ Solo versiones vigentes en puntos de uso.
- ✔️ Registro de aprobaciones.
- ✔️ Archivo de versiones obsoletas.
Registros
Los registros son evidencia. Deben ser legibles, completos y conservarse el tiempo requerido.
- 📅 Fecha y hora de la actividad.
- 👤 Nombre y firma del responsable.
- 🔁 Correcciones sin borrar.
- 🗄️ Conservación mínima según el estándar y la legislación.
Errores frecuentes que debes evitar
❌ Registros con tachaduras
Corrige con una línea y firma.
❌ Formatos sin código
No hay trazabilidad documental.
❌ Documentos en varias carpetas sin control
Genera versiones duplicadas.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo guardo los registros?
El estándar indica un mínimo; aplica el más exigente entre el estándar, cliente y ley.
¿Sirven registros digitales?
Sí, si están protegidos, respaldados y son accesibles.
Conclusión
El orden documental no es burocracia: es la evidencia de que tu sistema funciona.
Recuerda que los requisitos y fechas pueden actualizarse: verifica siempre la documentación oficial vigente de GLOBALG.A.P., de tu organismo de certificación y de tu comprador antes de tomar decisiones.
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